在當(dāng)前這個(gè)信息化社會(huì)中，電子郵件已成為商務(wù)工作中不可或缺的溝通工具，“郵箱”更是成為企業(yè)辦公的必要裝備。然而，在選擇郵箱時(shí)，是采用自建郵局，還是使用專業(yè)郵箱服務(wù)商提供的郵箱服務(wù)（即外包郵箱）？這是擺在企業(yè)面前的新選擇。
大前提：為什么要用企業(yè)郵箱？
無(wú)論是新組建的、小型的企業(yè)還是有著悠久歷史、集團(tuán)型的大規(guī)模企業(yè)，他們的日常運(yùn)作中都少不了這項(xiàng)工具——企業(yè)郵箱。
中國(guó)企業(yè)500強(qiáng)之一、江蘇省省級(jí)重點(diǎn)企業(yè)集團(tuán)——江蘇開元國(guó)際集團(tuán)就是一個(gè)大型集團(tuán)公司應(yīng)用企業(yè)郵箱的典范。2000年2月17日，江蘇省人民政府正式下文同意以江蘇省輕工業(yè)品進(jìn)出口集團(tuán)股份有限公司、江蘇省紡織品進(jìn)出口集團(tuán)股份有限公司、江蘇省畜產(chǎn)進(jìn)出口集團(tuán)股份有限公司為基礎(chǔ)，組建國(guó)有獨(dú)資性質(zhì)的江蘇開元國(guó)際集團(tuán)及集團(tuán)有限公司，并以此為核心組建江蘇開元國(guó)際集團(tuán)。
從2000年成立到2007年，進(jìn)出口額、營(yíng)業(yè)收入、總資產(chǎn)、凈利潤(rùn)等各項(xiàng)指標(biāo)都實(shí)現(xiàn)了翻兩番。進(jìn)出口貿(mào)易的穩(wěn)健發(fā)展為開元打開了進(jìn)入新產(chǎn)業(yè)之門。同時(shí)，開元集團(tuán)充分發(fā)揮多年國(guó)際貿(mào)易積累的優(yōu)勢(shì)，積極實(shí)施“走出去”戰(zhàn)略，在尼日利亞等地投資建設(shè)海外生產(chǎn)銷售基地，并努力促進(jìn)江蘇省相關(guān)產(chǎn)業(yè)過(guò)剩產(chǎn)能的轉(zhuǎn)移。2007年3月，集團(tuán)在尼日利亞建立了以家電組裝產(chǎn)業(yè)為龍頭，帶動(dòng)輕工、機(jī)電、交通工具、包裝材料等相關(guān)產(chǎn)業(yè)集聚的開元尼日利亞工業(yè)園。目前，該公司有近700個(gè)企業(yè)郵箱維持著公司的日常業(yè)務(wù)往來(lái)。
其IT負(fù)責(zé)人說(shuō)，使用企業(yè)郵箱，會(huì)給企業(yè)帶來(lái)如下的好處：首先，所有員工的郵箱均為“name@skyrungrp.com”形式，有助于樹立整齊有序的企業(yè)形象；其次，當(dāng)業(yè)務(wù)聯(lián)系對(duì)象收到一封企業(yè)郵件時(shí)，可根據(jù)來(lái)信域名即時(shí)查詢企業(yè)官方網(wǎng)站，便于企業(yè)在日常通信中宣傳企業(yè)自己的品牌；第三，員工離職時(shí)，企業(yè)郵箱可以順理成章地收回，所有業(yè)務(wù)聯(lián)系、資料將得以保留，便于業(yè)務(wù)順利延續(xù)并移交給繼任者；若日常工作使用個(gè)人郵箱，員工離職時(shí)不會(huì)上繳公司，相關(guān)資料不能收回管理，很多客戶和業(yè)務(wù)關(guān)系可能隨著員工的個(gè)人郵箱被一起帶走，造成資源損失；第四，企業(yè)郵箱的系統(tǒng)管理解決了企業(yè)信息的安全性問(wèn)題，可以有效避免重要信息的外泄�！捌髽I(yè)的重要信息或數(shù)據(jù)泄露將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)難以想象的損失，因此，郵箱的安全性是所有企業(yè)都非常重視的。”該負(fù)責(zé)人表示。
臺(tái)商投資的企業(yè)同樣如此。成立于1997年的昆山六二豐塑膠電子有限公司也采用了企業(yè)郵箱服務(wù)。該公司主要經(jīng)營(yíng)模具開發(fā)、各類塑料制品射出、自動(dòng)噴漆、移印、網(wǎng)印、牙線棒、牙間刷、牙刷等。公司網(wǎng)絡(luò)管理員赫先生說(shuō)：“統(tǒng)一使用企業(yè)郵箱，企業(yè)可以方便地對(duì)工作郵件備份、監(jiān)控、管理，防止郵件意外丟失；企業(yè)郵箱可方便地自行管理，可自由命名、分配容量、自行群發(fā)、分組、修改密碼、設(shè)定功能限制等，這些都是個(gè)人郵箱無(wú)法比擬的；同時(shí)，企業(yè)郵箱的群組等功能，提高了工作效率，增進(jìn)內(nèi)部溝通和協(xié)同辦公能力�！�
事實(shí)上，中國(guó)目前有5000多萬(wàn)家各種各樣的企業(yè)，都與開元集團(tuán)和昆山六二豐公司一樣，認(rèn)識(shí)到企業(yè)郵箱已經(jīng)成為與外界開展商務(wù)活動(dòng)的必備工具。
據(jù)iResearch艾瑞咨詢公司2008年4月的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告數(shù)據(jù)顯示，2008年1季度，中國(guó)的企業(yè)郵箱市場(chǎng)規(guī)模達(dá)到了6500萬(wàn)元人民幣，預(yù)測(cè)2009年，市場(chǎng)規(guī)模將達(dá)到3.3億元人民幣。
企業(yè)郵件市場(chǎng)規(guī)模每年的增速為30%左右，增長(zhǎng)幅度穩(wěn)健。
艾瑞咨詢公司預(yù)測(cè)，未來(lái)5年內(nèi)，全球平均每天的企業(yè)郵箱中的郵件量將遠(yuǎn)超個(gè)人郵箱用戶的信息量。截至2007年底，全球企業(yè)用戶郵件量達(dá)到了730億封/天，個(gè)人用戶信息量只占企業(yè)用戶信息量的58.9%；預(yù)計(jì)接下來(lái)幾年將以平均每年20%左右的速度增長(zhǎng)，到2011年，企業(yè)郵箱用戶的平均郵件量將達(dá)到1645億封/天。
選擇題：自建還是外包？
企業(yè)郵箱數(shù)量的快速增長(zhǎng)給企業(yè)帶來(lái)的一道新的選擇題：是采用自建郵箱，還是將郵箱外包給專業(yè)的郵件服務(wù)公司？
在企業(yè)郵箱發(fā)展初期，實(shí)力雄厚、規(guī)模龐大的大企業(yè)一般采用自建郵局系統(tǒng)。但是，自建郵局投入非常高，因?yàn)樽越ㄠ]局系統(tǒng)無(wú)論是放在自己的機(jī)房還是托管于電信機(jī)房，都需要以下費(fèi)用：一次性建設(shè)費(fèi)用（郵件系統(tǒng)服務(wù)器、軟件購(gòu)買及開發(fā)費(fèi)用、存儲(chǔ)設(shè)備和備份設(shè)備、反垃圾網(wǎng)關(guān)、硬件防火墻、網(wǎng)絡(luò)交換設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)及操作系統(tǒng)），長(zhǎng)期運(yùn)行維護(hù)費(fèi)用（帶寬費(fèi)用、人力維護(hù)成本、殺病毒服務(wù)費(fèi)用、軟硬件升級(jí)維護(hù)費(fèi)）�？傮w來(lái)看，建設(shè)一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)可用的內(nèi)部郵局系統(tǒng)，初期的投資最基本的需要30萬(wàn)元，年度費(fèi)用則根據(jù)企業(yè)自身系統(tǒng)情況不定。
同時(shí)，由于郵件安全性問(wèn)題日益突出，自建郵局的短板逐漸暴露出來(lái)：如垃圾郵件、病毒等，企業(yè)發(fā)現(xiàn)，如果僅僅通過(guò)自已培養(yǎng)的技術(shù)人員，很難處理日益增多的郵件安全問(wèn)題，比如，一封重要的郵件丟失將可能影響企業(yè)的收益；而垃圾郵件攻擊不僅使得企業(yè)辦公效率大幅降低，更也讓企業(yè)浪費(fèi)大量的帶寬及服務(wù)器資源。
于是，越來(lái)越多的自建郵局企業(yè)開始將目光投向?qū)I(yè)的郵箱服務(wù)商——263、35互聯(lián)、尚易等。比如上文所說(shuō)的開元集團(tuán)和昆山六二豐等，都采用了263的郵箱外包服務(wù)。
263網(wǎng)絡(luò)通信股份有限公司副總裁兼郵件事業(yè)部總經(jīng)理李銳告訴記者：“外包郵箱的好處是，企業(yè)只需按照郵箱數(shù)量，每年支付一定的服務(wù)費(fèi)用，就能得到專業(yè)的郵件服務(wù)。外包郵箱的反垃圾、防病毒能力都遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)自建郵局，因?yàn)橥獍]件廠商除了購(gòu)買專業(yè)級(jí)的反垃圾網(wǎng)關(guān)以外，一般都有自己開發(fā)的、獨(dú)特的反垃圾系統(tǒng)。同時(shí)，企業(yè)不需要投入專業(yè)的IT服務(wù)人員，這對(duì)廣大的中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，不僅降低了人力成本，更可將企業(yè)網(wǎng)管從郵箱問(wèn)題中解放出來(lái)，將更多時(shí)間和精力投入到企業(yè)的IT建設(shè)中去�！�
預(yù)測(cè)：外包郵箱將成未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)
4月初，國(guó)內(nèi)最大的企業(yè)郵箱提供商——263網(wǎng)絡(luò)通信推出了單個(gè)郵箱263G、最大支持無(wú)限量的企業(yè)郵箱，受到企業(yè)的廣泛歡迎，在此后的一個(gè)月內(nèi)，263企業(yè)郵箱的銷售額增長(zhǎng)了20%以上，并實(shí)現(xiàn)了業(yè)績(jī)同比翻番的好成績(jī)。與此同時(shí)，尚易、萬(wàn)網(wǎng)、新網(wǎng)也紛紛推出了大容量企業(yè)郵箱新品，外包郵箱風(fēng)頭甚勁。
業(yè)內(nèi)人士預(yù)計(jì)，隨著時(shí)間的推移，將有越來(lái)越多的企業(yè)采用外包郵箱，外包郵箱將成為企業(yè)未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)。開元集團(tuán)、昆山六二豐，分別都從用戶的角度給出了自己的分析。
1．投入分析：自建比外包高
“自建郵局初期投入太高了，綜合來(lái)看，即使自建郵局系統(tǒng)都選用的低檔設(shè)備和服務(wù)，其一次性投入都需要以30萬(wàn)元左右，每年的使用費(fèi)用還需要幾萬(wàn)元，這還不算人工成本�！苯K開元國(guó)際集團(tuán)IT負(fù)責(zé)人說(shuō)，“此外，IT技術(shù)日新月異，設(shè)備折舊很快，再加上還要養(yǎng)好幾個(gè)專門維護(hù)郵箱的IT員工，太不劃算了�！倍_元集團(tuán)通過(guò)263托管的近千個(gè)郵箱，一年的投入僅僅10萬(wàn)元，并且只需網(wǎng)管一人負(fù)責(zé)日常管理和維護(hù)就行了，整體投入大大降低了。
2．郵件質(zhì)量：外包遠(yuǎn)勝于自建
該負(fù)責(zé)人表示，企業(yè)郵箱外包不僅僅是財(cái)力和人力上大幅度的節(jié)省，其安全性和穩(wěn)定性也可以得到肯定，這對(duì)于日常工作的開展十分便利。自建郵局除非投入巨資購(gòu)買設(shè)備、研發(fā)軟件和培養(yǎng)一支完善的維護(hù)隊(duì)伍，否則，其性能和外包郵局根本無(wú)法相比。這主要表現(xiàn)在：首先，自建郵局和外包郵局在設(shè)備上存在很大差距。
以263企業(yè)郵箱為例，該公司在昌平擁有自有機(jī)房（非托管），選用的服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)及存儲(chǔ)設(shè)備都是電信級(jí)產(chǎn)品，在美國(guó)得州達(dá)拉斯4個(gè)服務(wù)器集群，保證郵件收發(fā)的暢通無(wú)阻。而自建郵局很難有這樣大的投入，只能滿足企業(yè)的一般應(yīng)用，根本不在一個(gè)水平上。
其次，自建郵局的安全性太弱，其反垃圾，防病毒只是初級(jí)水平，而外包郵局一般都有專業(yè)級(jí)防火墻、入侵檢測(cè)、流量檢測(cè)、備份系統(tǒng)等等多種安全手段，“比如263，除了購(gòu)買專業(yè)反垃圾網(wǎng)關(guān)以外，還投入幾千萬(wàn)元和兩年時(shí)間開發(fā)了獨(dú)特的TAP智能反垃圾系統(tǒng)，達(dá)到了世界級(jí)的水準(zhǔn)，反垃圾水平是自建郵局望塵莫及的�！崩钿J說(shuō)。
第三，自建郵局對(duì)海外收發(fā)方面出現(xiàn)的問(wèn)題基本束手無(wú)策，而專業(yè)的外包服務(wù)商則沒有問(wèn)題。如263在海外多地部署了中轉(zhuǎn)收發(fā)服務(wù)器集群，包括美國(guó)德州達(dá)拉斯機(jī)房（世界聯(lián)通性最好的機(jī)房之一）等，可以讓國(guó)外用戶與國(guó)內(nèi)用戶的郵件收發(fā)傳遞路徑采用不同的策略，同時(shí)可以根據(jù)網(wǎng)絡(luò)狀況做到實(shí)時(shí)調(diào)整。
看來(lái)，企業(yè)郵箱外包服務(wù)基本已成為大勢(shì)所趨。并且，越來(lái)越多的大中型企業(yè)，也漸漸放棄自建郵局，往外包郵箱上遷移。
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